برنامه ریزی، پیش بینی و بازپرسازی مشترک (CPFR) در زنجیره تامین

انتشار بسیار سریع اطلاعات در شبکه های ارتباطی و همچنین فناوری های جدید کامپیوتری، این امکان را فراهم می سازند تا زنجیره تامین را در سطحی از دقت مدیریت کرد. این امکان تا اواسط ۱۹۸۰ وجود نداشت. وجود توانایی در واکنش سریع به تغییرات تقاضای بازار، امروزه مزیتی رقابتی محسوب می شود. اینکه رقابت تجاری بر توانایی زنجیره تامین بنا نهاده می شود، به حقیقتی اصیل در بسیاری از بازارها تبدیل شده است. هنگامی که نیاز سالانه مشتریان به محصول معروف، درست تخمین زده نشود، مشکلاتی برای تصمیم گیری صحیح درباره میزان تولید و ارائه به فروشندگان در روزهایی خاص از سال، به وجود می آید. عوامل غیرقابل پیش بینی نظیر آب و هوا، تاخیرات ناشی از حمل و نقل، مشکلات تولید و خطاهای اجرایی، می توانند تعادل عرضه و تقاضا را به شدت بر هم بزنند.

اصولا، پیشرفت و توسعه در هر کسب و کاری با نواساناتی در تقاضا همراه خواهد بود، اما تاثیر پیشرفت های یک سویه می تواند به میزان بیشتری باشد. عدم هماهنگی میان میزان و زمان عرضه و تقاضا، باعث می شود تا فروشندگان با حجم انبوهی از موجودی انبار مواجه شوند و یا ریسک ناشی از ناتوانی تامین تقاضای مشتریان را تحمل کنند که خود عامل مشکلاتی دیگر است.

فرض اصلی CPFR۱ این است که هر سازمانی، جزئیات طرح های تجاری مشترک را در سیستم های برنامه ریزی خود ثبت خواهد کرد. سپس، نتایج را بر مبنای اصول و پایه های قاعده مند، به اشتراک می گذارد. سپس، تغییرات اوضاع بازار و یا مشکلات لجستیکی و هر مشکل دیگری را که رخ می دهد، به صورت دقیق در این سیستم لحاظ می کند.

● پیشینه

CPFR برای اولین بار در ۱۹۹۵ مورد استفاده قرار گرفت و آن زمانی بود که شرکت والمارت با یکی از تامین کنندگان خود یعنی وارنرلامبرت، در زمینه تنظیم شیوه ای جدید برای برنامه ریزی پیش بینی و بازپرسازی یکی از تولیدات خود، کارگروه تشکیل داد. این کار نتایج خوبی داشت که از آن جمله می توان به کاهش موجودی ها، کاهش در تعداد و هزینه های حمل و نقل و افزایش رضایتمندی مشتریان به واسطه بهبود خدمات و براورده شدن مطلوب نیازهای آنها اشاره کرد. این نتایج، باعث افزایش بهره وری کل فرایند زنجیره تامین شد.

در ۱۹۹۸، موسسه VICS راهنمای برنامه ریزی، پیش بینی و بازپرسازی مشترک (CPFR) را منتشر کرد. در مدتی کوتاه CPFR به عنوان یکی از بهترین تکنیک های تجارت B۲B شناخته و تایید شد و حدود ۳۰۰ شرکت اقدام به اجرای آن کردند. در سال ۲۰۰۱، یک شرکت چندملیتی، CPFR را در بازارهای بین المللی گسترش داد و برخی سازمان های دنیا در خصوص توسعه الگوهای CPFR کار کردند. این تکنیک، باعث توسعه نظم در برنامه ریزی کالاها در مدیریت زنجیره تامین شد.

● تعریف

اساس روش CPFR، به اشتراک گذاشتن تمام اطلاعات موجود در زنجیره تامین است. این اطلاعات، یکپارچه شده و در بهبود کارایی زنجیره تامین اثر می گذارند. با توجه به تعریف موسسه VICS، CPFR نوعی فرایند بازرگانی است که شرکای زنجیره تامین بتوانند طرح های خود را به منظور کاهش تفاوت ها میان عرضه و تقاضا و دریافت سود مشترک ناشی از افزایش کارایی و اثربخشی زنجیره تامین، هماهنگ کنند.

● فواید و کارایی

CPFR تکنیکی مدیریتی است که بر مبنای مشارکت و اعتماد، پایه ریزی شده است. این روش برای کاهش حجم سرمایه گذاری، کاهش خطاهای کسب و کار در کوتاه و بلندمدت، کاربرد دارد. انتظار می رود که CPFR در کاهش اقلام موجودی های ذخیره شده، بهبود به کارگیری دارایی ها و توجیه استفاده از منابع، موثر باشد. بنیاد و اساس بحث CPFR این است که همه شرکا در زنجیره تامین، پیش بینی همزمان و همگامی را انجام دهند. هر شریکی در فرایند CPFR اعم از تهیه کننده مواداولیه، تولید کننده، توزیع کننده و فروشنده می تواند اطلاعات پیش بینی را ببیند و آنها را برای بهینه سازی فرایند، اصلاح کند. اساسا CPFR به پیش بینی های حدسی و تخمینی پایان می بخشد؛ به این معنی که تولید کنندگان و فروشندگان، طرح های خود را همراه با جزئیات سایر محدودیت ها و مفروضات، به اشتراک می گذارند.

پس از اجرای CPFR در برخی فرایندهای تامین، نتایج زیر را شاهد بوده ایم:

▪ ۱۰ درصد کاهش در میانگین موجودی شبکه

▪ افزایش ۸ تا ۱۰ درصدی فروش

▪ کاهش ۱ تا ۲ درصدی در هزینه های عملیاتی

▪ افزایش ۳ تا ۴ درصدی ارزش کالاها

▪ کاهش ۲۵ تا ۳۰ درصدی زمان چرخه تولید

▪ کاهش ۲۰ تا ۳۰ درصدی خطاهای پیش بینی

▪ افزایش ۱۲ تا ۳۰ درصدی سرعت تجدید تدارکات

▪ کاهش ۳ تا ۴ درصدی هزینه های حمل و نقل

▪ افزایش ۵ تا ۱۰ درصدی ارائه خدمات بهتر به مشتریان

▪ کاهش سرمایه جاری به منظور استفاده از آن در بازار و توسعه محصولات جدید

▪ کاهش سرمایه های ثابت و هزینه های زیربنایی

▪ کاهش هزینه های عملیاتی

▪ رشد فروش سالانه متناسب با انتظارات سهامداران

▪ بهبود خدمات مشتریان و افزایش رضایتمندی آنها

▪ کاهش خطاهای کسب و کار در کوتاه و بلندمدت

▪ کاهش کالاهای معیوب، رد شده و برگشتی

● نحوه عملکرد

اطلاعات فروش گذشته، پیش بینی فروش و سایر اطلاعات مربوطه، توسط تولید کننده، بین شرکا به اشتراک گذاشته می شود و آنها نیز در مقابل، اطلاعات موجودی مواداولیه، مدت زمان لازم برای انجام سفارش و دریافت آن و سایر اطلاعات مهم را به اشتراک خواهند گذاشت. این اطلاعات، یکپارچه و همزمان شده و برای حذف مازاد موجودی و بهبود در وضعیت موجودی ها، مورد استفاده قرار می گیرند. در این سیستم، برای هر تغییری در چرخه تقاضا، اعم از تغییرات فصلی و غیره، میزان موجودی در کل شبکه تامین، می بایستی تنظیم مجدد شود. شرکا می توانند صحت پیش بینی های تقاضا را بدون وقفه مورد بازبینی قرار دهند و خطاها و استثناها را در زمان واقعی اصلاح کنند.

● روش اجرا

CPFR مجموعه ای از دستورالعمل های منتشر شده توسط انجمن VICS است که باعث تغییر نقش های اجزای زنجیره تامین و در نتیجه، بهبود مدیریت زنجیره شده و برنامه ریزی عرضه و تقاضا را در فرایندی واحد به هم گره می زند، بنابراین، تمام شرکت های فعال در زنجیره عرضه، به صورت همزمان، هزینه ها را کاهش داده و خدمات مشتریان خود را بهبود می بخشند. این فرایند شامل ۹ مرحله است که به اختصار عبارتند از:

۱) تعریف و توسعه مقدمات و قوانین همکاری

در این مرحله، فروشندگان و خریداران گرد هم می آیند و قواعدی را برای کار مشترک و همکاری خود تعریف می کنند. این کار، شامل تعیین انتظارات هر بخش، عملکردها، توافقات مربوط به اعتماد و کار صادقانه و تهیه منابع لازم برای موفقیت است. در این مرحله، شرکا تلاش می کنند تا مقدمات و ترتیب کلی کسب و کار مورد نظر را درک کنند، و اهداف همکاری و مشارکت، نوع اطلاعات به اشتراک گذاشته شده و نقش و مسئولیت هر بخش را مشخص سازند.

۲) ایجاد طرح تجاری مشترک

در این گام، شرکای تجاری اطلاعات خود را در خصوص استراتژی های همکاری و طرح های تجاری، به منظور رسیدن به طرح تجاری مشترک، مبادله می کنند. این تلاش مشترک، به بهبود کیفیت کلی پیش بینی ها از طریق ثبت اطلاعات هر دو طرف، می انجامد. این طرح، باعث تسهیل ارتباطات و هماهنگی ها در طول زنجیره تامین خواهد شد. درواقع این طرح تجاری مشترک، اساس فرایند پیش بینی است و باعث کاهش در میزان خطاها و فعل و انفعال بیش از اندازه می شود. در این مرحله، از اصول مدیریت کالا که برگرفته از نظرات مشتریان است برای ایجاد طرحی مشترک برای حرکت به سمت بازار استفاده می شود. این امر باید هر ۳ یا ۶ ماه یک بار، مورد تجدیدنظر قرار گیرد.

۳) انجام پیش بینی فروش

در این گام، اطلاعات مربوطه به پایانه های فروش، میزان مصارف کارخانه، آمار برگشت از فروش و اطلاعات مربوط به دلایل آنها، وقایع و رویدادهای مرتبط با برنامه ریزی و پیش بینی های فروش، با هدف حمایت از طرح تجاری مشترک، مورد استفاده قرار می گیرد. این پیش بینی ها توسط یکی از بخش ها انجام می شود و در این خصوص با سایر بخش ها نیز مشورت لازم صورت می گیرد تا به عنوان اساس و پایه انجام پیش بینی سفارش ها، مورد استفاده قرار گیرد.

۴) شناسایی خطاهای پیش بینی فروش

در این گام، موارد انحراف از چارچوب ارقام پیش بینی فروش، شناسایی می شوند تا هماهنگی های لازم توسط فروشنده و خریدار، صورت پذیرد. ضوابط و معیارهای مربوط به چارچوب هر کالایی، در گام اول مورد موافقت قرار گرفته است، خروجی این مرحله، لیستی از خطاهاست که برای انجام گام بعدی، ضروری است.

۵) بررسی مجدد خطاهای پیش بینی فروش

در این مرحله، خطاهای شناسایی شده در گام چهارم با روش هایی مانند کنکاش و تحقیق در اطلاعات به اشتراک گذاشته شده، مکالمات تلفنی، جلسات حضوری، مکاتبه و سایر روش ها، دوباره بررسی شده و نتایج به دست آمده و پیش بینی های نزدیک به آنها، به تمام اعضا پیشنهاد می شود. تعاملات مشترک بین فروشندگان (تامین کنندگان) و خریداران و سایر اجزای زنجیره تامین، باعث حذف خطاهای پیش بینی می شود.

۶) پیش بینی سفارش کالا

در این گام، اطلاعات پیش بینی فروش، اطلاعات مربوط به پایانه های فروش و مصرف و دیگر اطلاعات نظیر سیاست های موجودی، با هم ترکیب شده و پیش بینی سفارش کالا به وجود می آید. این پیش بینی، به فروشندگان در زمینه تنظیم میزان تولید با مقدار تقاضا کمک زیادی می کند. این مسئله به خریداران نیز برای افزایش اطمینان از تحویل به موقع سفارش ها، کمک می کند.

۷) شناسایی خطاهای پیش بینی سفارش کالا

در این گام، خروجی چارچوب ارقام پیش بینی سفارش های کالاها، شناسایی شده و هماهنگی های لازم توسط فروشنده و خریدار در مورد آنها صورت می پذیرد.

۸) بررسی مجدد خطاهای سفارش

در این مرحله، خطاهای شناسایی شده در گام ۷ با روش های پیش گفته در گام ۵، دوباره مورد بررسی قرار گرفته و پیش بینی های نزدیک به آنها، در نظر گرفته می شود. درواقع تا این مرحله، نتایج بررسی اطلاعات مختلف مانند POS (پایانه های فروش)، سفارش ها، محموله ها و موجودی های در دسترس، به اشتراک گذاشته شده و درباره مشکلات صحت پیش بینی، وضعیت مازاد نیاز یا کسر نیاز و مباحث اجرایی، تصمیم گیری شده است.

۹) ایجاد سفارش ها

این مرحله، تغییرات و تفاوت های پیش بینی های سفارش ها را نسبت به سفارش های قطعی و تعهد شده، نشان می دهد. سفارش های پذیرفته شده، با توجه به پیش بینی سفارش کالا، تولید می شوند. هر فروشنده یا خریداری می تواند سفارش تولید را با توجه به صلاحیت ها، سیستم ها و منابع و امکانات خود، اداره کند. به جز گام های ۱، ۲ و ۹، در سایر مراحل، حجم زیادی از اطلاعات به اشتراک گذاشته شده و مبادله شده، میان شرکا وجود دارد.

● نتیجه گیری

شک و گمانی که تا به امروز در مورد CPFR وجود داشته، اکثرا ناشی از گرایش به سمت بهره گیری از راه حل های تکنولوژیکی بوده است. شرکت ها می توانند با ارزیابی فرایندهای تجاری در سراسر زنجیره تامین، تدریجا به سمت CPFR حرکت کنند و لزومی ندارد فرایندهای جاری و تکنولوژی های اولیه خود را بسرعت دگرگون سازند. بویژه شرکت هایی که قبلا اطلاعات مربوط به پیش بینی ها، وضعیت موجودی و پایانه های فروش را در قالب استانداردهایی خاص مبادله کرده اند، می توانند از همان اطلاعات در روابط مربوط به CPFR نیز بهره ببرند. تکنیک CPFR از بسیاری از جهات می تواند راهگشای موانع موجود در زنجیره تامین باشد و با ایجاد یکپارچگی مطلوب، می تواند بر موانع و مشکلاتی مانند انباشته شدن موجودی انبارها، افزایش هزینه های تولیدی، افزایش هزینه های حمل و نقل، عدم وجود اعتماد بین شرکا و بسیاری از دیگر موارد غلبه کند. از سوی دیگر، این سیستم در افزایش فروش و در نهایت افزایش سود تمامی شرکای فعال در زنجیره تامین و نیز افزایش رضایت مشتریان و استقرار فرهنگ مشارکت، بسیار مفید است.

علیرضا مرادی خجسته
پانوشت
۱ . Collaborative Planning, Forecasting and Replenishment
منابع
۱ . http://www.vics.org/committees/cpfr
۲ . http://www.techexchange.com/thelibrary/introduction_to_cpfr.html
۳ . http://en.wikipedia.org/wiki/Reference_class_forecasting
۴ . http://en.wikipedia.org/wiki/Collaborative_Planning,_Forecasting,_and_replenishment
ماهنامه صنعت خودرو ( www.sanatekhodro.com )